PortalHR

Idul Fitri

Teknologi

Tantangan Mendesain Knowledge Management System

Senin, 15 Februari 2010 - 11:27 WIB

Tidak sedikit kerugian perusahaan akibat tidak terkelolanya pengetahuan yang penting bagi perusahaan secara baik. Gagasan knowledge management bertujuan untuk meningkatkan daya saing perusahaan melalui pengelolaan aset intelektual di perusahaan. Bagaimana di perusahaan Anda?

Ide utama yang melatarbelakangi munculnya knowledge management (KM) adalah persoalan competitiveness (daya saing) perusahaan. Pengaruh ilmu dan tokoh manajemen modern seperti Peter Drucker, tidak bisa dipisahkan dari keyakinan bahwa daya saing perusahaan amat bergantung pada bagaimana perusahaan mengelola dan menggunakan pengetahuan yang dimilikinya.

Amin Bakri, Managing Director BrilyanLearning, kepada HC bercerita asal-muasal Knowledge Management System (KMS). KMS berbasis teknologi informasi sebenarnya sudah berkembang sejak 1970-an. Pada 1972, sebuah tim khusus yang dikomandani Donald Mc Cracken dan Robert Akscyn, mengembangkan sebuah sistem yang diberi nama Proyek Zog. Sistem ini akhirnya baru bisa dipasang dalam pesawat induk Carl Vinson USS pada 1983. Sistem yang dikembangkan ini terdiri dari 28 jaringan workstation dan menyediakan sistem manajemen tugas dan manual prosedur online.

Menurut Amin, sejak 1981 Cracken dan Akscyn mendirikan perusahaan yang mereka sebut Knowledge System. “Perusahaan ini memperkenalkan dan menjual solusi-solusi yang berkaitan dengan pengelolaan aset pengetahuan perusahaan,” ungkap Amin.

Amin memerhatikan, implementasi KMS di Indonesia baru dibicarakan di awal tahun 2000-an. Sejauh ini ia menilai penetrasi KM di lingkungan pemerintahan masih bersifat wacana dan kajian, belum benar-benar diimplementasikan sebagaimana mestinya. “Kalaupun ada yang sudah menerapkan dengan baik, masih terbatas pada multinational company. Perusahaan nasional dan lokal belum begitu serius. Penyebabnya karena sebagian besar perusahaan masih bersandar pada pengelolaan aset fisik sebagai penentu daya saing perusahaan,” tuturnya blak-blakan.

Kendati demikian, beberapa perusahaan lokal dan lembaga pemerintah yang mengetahui pentingnya penerapan KMS, memberanikan diri untuk menerapkan di lingkungannya. Bank Indonesia, misalnya, setahu Amin sudah melakukannya, terutama untuk menjaring dan membagi tacit knowledge yang tersimpan pada individu-individu ‘utama’ yang mereka beri istilah ‘begawan ekonomi’.

Contoh lain, Amin merujuk kepada Indosat. Perusahaan ini memfokuskan pada tiga aspek sasaran penerapan, yaitu sistem, manusia dan teknologi. Amin melihat langkah awal KMS Indosat bersandar pada objective yang jelas. Di mana, Indosat menetapkan bahwa implementasi KMS ditujukan sebagai inovasi kultur perusahaan, dan diintegrasikan dengan Innovation Center. Beberapa perusahaan telekomunikasi lainnya, industri perbankan, dan manufaktur, tambah Amin, juga sudah menerapkan KMS dengan ruang lingkup dan keseriusan yang berbeda-beda.

Endy Kurniawan, Manager Learning & Capabilities Management Indosat, menuturkan, Indosat memiliki tiga alasan utama mengapa menerapkan KMS. Pertama, menghindari terjadinya pengetahuan keluar yang dibawa oleh orang- orang yang tidak lagi bertugas di Indosat. Kedua, menghindari hilangnya pengetahuan yang berharga. Dan ketiga, menghindari pengulangan proses. Sejauh ini, penerapan KMS menjadikan proses dokumentasi di Indosat berjalan dengan baik. Dengan begitu, “Kami dapat mengambil pelajaran dari proses yang telah berjalan sebelumnya,” ujar Endy.

Menerapkan KMS, diakui Endy, tidak mudah. Ia menilai, kendala utamanya adalah budaya. “Pada prinsipnya KMS adalah sebuah perubahan. Perubahan ini tidak bisa langsung diterima oleh semua orang dengan perilaku yang sama. Ada beberapa rekan tertentu yang menyimpan ilmu pengetahuan yang dimiliki. Budaya adalah sebuah PR yang sangat besar dalam penerapan KMS di Indosat,” ujarnya mengakui.

Dalam pandangan Endy, sejak KM diimplementasikan 2007 lalu, Indosat memiliki beberapa media untuk melakukan sharing. Untuk pengetahuan yang bersifat tacit, diselenggarakan berbagai forum knowledge sharing. Sedangkan hasil dari pengetahuan yang telah explicit disimpan dalam knowledge repository berupa KM Portal, disebut MyKnowledge. “Melalui MyKnowledge karyawan dapat mempelajari pengetahuan yang ada dan menyebarkannya kepada rekan-rekannya yang lain,” imbuhnya.

Apa manfaat yang diperoleh Indosat? Dilihat dari manfaatnya, menurut Endy, saat ini Indosat telah menggulirkan pengetahuan yang berasal dari internal perusahaan secara lebih baik. Keluaran dari forum berbagi pengetahuan (knowledge sharing) dapat menjadi masukan bagi forum sharing yang lain. ”Pengetahuan yang bergulir diharapkan dapat mempercepat terjadinya transfer knowledge yang baru kepada seluruh karyawan. Knowledge ouput menjadi input bagi unit Innovation Center,” katanya memberitahu.

Mengenai keuntungan dalam penerapan KM, Amin memberi masukan. “Pada akhirnya, keuntungan yang diharapkan adalah benefit yang bersifat non-teknis. Yakni, kemudahan menjaring, mendokumentasikan, mengelola, membagi dan mendistribusikan, serta membuat pengetahuaN baik explicit maupun tacit knowledge sebagai jembatan menuju keuntungan lain seperti peningkatan efisiensi, pertumbuhan produktivitas, peningkatan kualitas layanan, kepuasan pelanggan, maupun peningkatan daya saing perusahaan secara keseluruhan,” ujarnya menjelaskan.

Tacit knowledge yang paling dibutuhkan oleh perusahaan, imbuh Amin, tentu berasal dari pengetahuan-pengetahuan yang tidak bisa atau sulit ditemukan dalam berbagai dokumen dan media pengetahuan eksplisit seperti buku, laporan, paper, atau CD/DVD. Pengetahuan tersebut menjangkau seluruh aspek mulai dari produksi, pemasaran, riset dan pengembangan, dan pembiayaan. Pengetahuan ini harus dijaring dari berbagai pihak yang memilikinya. “Melalui KMS perusahaan dapat menangkap dan memanfaatkan pengetahuan tersebut secara optimal,” tutur Amin optimistis.

Bagi perusahaan yang ingin merancang KMS, Amin menyebutkan persyaratan paling dasar yang harus dipenuhi, yakni kejelasan kebijakan dan perencanaan strategis dari perusahaan. “Setelah itu, penerapan KMS harus dikawal oleh tim khusus yang memiliki kapabilitas dalam menangani manajemen proyek dan implementasi sistem. Jika kedua persyaratan tersebut sudah terpenuhi, maka persyaratan lain lebih mudah direalisasikan, apakah itu kesiapan infrastruktur, ketersediaan dana, komunikasi internal, dan lainnya,” papar Amin.

Ada satu hal yang menurut Amin tak kalah penting, yaitu perlunya satu atau beberapa orang yang berfungsi sebagai champion, yang tidak henti-hentinya menjadi innovator dan lokomotif implementasi sistem. Di atas semua itu, perusahaan harus memahami kebutuhannya dan kemampuan KMS yang tersedia untuk menjawab kebutuhan tersebut.

Terkait biaya investasi dalam penerapan KMS di perusahaan, Amin memberi gambaran, bisa mulai dari puluhan juta sampai puluhan miliar rupiah. Semuanya tergantung pada tujuan yang ingin dicapai, ruang lingkup, serta kesiapan dan ketersediaan infrastruktur pendukung. “Akan lebih baik jika KMS dimulai dengan ruang lingkup yang lebih kecil tetapi dengan objective yang lebih focus. Meski demikian, sejak awal implementasi KMS harus dibangun di atas perencanaan yang strategis dan sistematis,” sarannya.





Tinggalkan Balasan

Alamat surel Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Connect with Facebook

Anda dapat menggunakan tag dan atribut HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Komentar Terkini

Gudang Data

Event HR