Majalah Human Capital » Edisi Sebelumnya » Peluang Bisnis
Transformasi Bagian HR
No. 14 - Mei 2005
Organisasi modern menempatkan bagian HR (Human Resources) sebagai mitra strategis perusahaan dalam meraih sukses. Diperlukan perjuangan bagi bagian HR untuk meningkatkan statusnya. Bagaimana caranya? Apakah teknologi menjadi ancaman atau mendukung transformasi bagian HR?
Dalam beberapa tahun terakhir, bagian HR menghadapi tantangan besar akibat cepatnya perubahan dalam dunia bisnis. Eksistensinya terancam karena beberapa sebab, seperti meluasnya penerapan teknologi dalam pengadministrasian HR dan derasnya tren outsourcing. Banyak perusahaan global yang telah meng-outsource beberapa fungsi HR selain sumber daya manusia. Misalnya training. Ancaman lain berasal dari meluasnya pemahaman dalam perusahaan bahwa setiap manajer atau eksekutif pada dasarnya juga berfungsi sebagai manajer atau eksekutif HR.
Bagian HR harus merespons ancaman ini dengan arif dan segera. “Fungsi bagian HR harus ditransformasikan dari sekedar fungsi administrasi menjadi lebih strategik,” tukas Greg Lipper, Regional Sales Manager Mercer Human Resource Consulting, dalam acara Oracle Executive HR Forum bulan lalu.
Transformasi kini menjadi kata kunci bagi bagian HR untuk survive dan meningkatkan perannya dalam keberhasilan perusahaan meraih sukses. Transformasi tersebut berjalan melalui dua jalur: penyelarasan strategi human capital dengan strategi perusahaan dan memberikan layanan human capital secara efisien dan efektif.
Sebelum melakukan penyelarasan, Greg melanjutkan, eksekutif HR harus memahami dulu apa strategi perusahaan tempat mereka bekerja. Caranya bisa melalui berbagai hal: hadir dalam rapat eksekutif, mendengarkan ceramah/pidato CEO dan eksekutif lainnya, membaca laporan tahunan, berita pers, analisis industri, bertanya kepada CEO, dan sebagainya. Strategi perusahaan sangat beragam, tergantung dari setiap perusahaan : mencari pangsa pasar, menaikkan produktivitas atau kualitas, meningkatkan kepuasan pelanggan, mempercepat peluncuran produk ke pasar, atau mengalahkan kompetitor tertentu.
“Bagian HR mempengaruhi seluruh objektif perusahaan. Tetapi hal itu hanya mungkin bila diawali dengan memikirkan kontribusinya dalam konteks strategi perusahaan,” ujarnya.
Pada dasarnya bagian HR memiliki elemen taktis dan strategis dalam setiap tugas yang diembannya. Mengutip kajian Mercer, Senior Manager Appiications Center of Excellence Oracle Asia Pacifik, Celina Fung, mengatakan, tugas bagian HR yang paling sederhana adalah administrasi HR. Tugas berikutnya yang makin rumit adalah menjalankan fungsi dasarnya, memberikan konsultansi, membuat karyawan perusahaan kompetitif, dan terakhir mengembangkan aspek strategik perusahaan.
Kelima fungsi tersebut selama ini membentuk piramid, berdasarkan fungsi yang paling banyak dijalankan perusahaan. Fungsi terbanyak yang dijalankan perusahaan adalah pengadministrasian HR dan berada di bagian dasar dari piramid. Fungsi strategi berada di puncak piramid.
Transformasi HR, menurut Celina, mengubah bentuk piramid tersebut menjadi bentuk belah ketupat, di mana fungsi terbesar dari bagian HR adalah memberikan konsultansi kepada karyawan dan perusahaan untuk meraih keberhasilan. Payung dari perubahan ini tetaplah aspek strategi dari pengelolaan HR yang didasarkan pada strategi bisnis perusahaan. Berdasarkan survei, lebih dari 75% perusahaan global kini berada dalam upaya transformasi HR. Perusahaan Amerika memimpin di depan dalam menyelesaikan proyek transformasi HR.
Lantas, apakah yang disebut dengan inisiatif strategik tersebut? Sebuah inisiatif disebut strategik bila memenuhi satu atau lebih kriteria berikut: berdampak luas, fokus pada kebutuhan di masa depan, menentukan keunggulan kompetitif, berdampak pada pendapatan (bukan hanya pemotongan biaya), atau berhubungan langsung dengan tujuan yang disebutkan dalam laporan tahunan. Para eksekutif HR bisa menjadikan kriteria di atas sebagai alat untuk mengetahui sejauh mana mereka menjalankan fungsi strategik.
Fungsi strategik bisa diwujudkan dalam banyak hal. Bila pengadministrasian gaji dianggap fungsi administrasi atau tidak strategik, maka mendesain sistem proses gaji yang efektif dan paket benefit yang menarik tergolong fungsi strategik. Contoh lain, menggunakan program Excel, mungkin bagian HR hanya bisa melaporkan kepada manajemen senior bahwa tingkat keluar-masuk (turnover) karyawan tahun ini 20%. Fungsi ini bisa menjadi strategik berkat bantuan teknologi, sehingga laporan kepada manajemen senior menjadi lebih detil dan bermakna: tingkat keluar-masuk karyawan 20%, rata-rata industri 10%, pesaing langsung 7%, tingkat keluar-masuk karyawan di bagian penjualan 80%, sebagian besar tenaga potensial dalam posisi kunci, dan total biaya keluar-masuk karyawan masing-masing mencapai sekian puluh atau ratus juta rupiah.
Banyak perusahaan yang menganggap enteng biaya turnover. Padahal, biaya turnover tersebut sejatinya sangat besar. Mari kita hitung biaya apa saja yang harus dibayar perusahaan: biaya rekrutmen, biaya training, biaya defisit kinerja individu (orang baru butuh 12 hingga 18 bulan untuk memberikan sumbangan kepada perusahaan), dan – tak kalah penting – kerugian akibat perginya konsumen. Survei Mercer mendapatkan temuan, sekitar, 50% konsumen utama ikut dibawa pergi bersamaan dengan keluarnya orang tersebut dalam periode 6 bulan terminasi.
Wawancara yang dilakukan Mercer terhadap orang-orang yang memutuskan ke luar menemukan jawaban kenapa mereka pergi. Penyebabnya adalah masalah yang mudah diidentifikasi dan diperbaiki. Sebanyak 80%, contohnya, ke luar karena tidak puas dengan manajer mereka, dan 20% pergi karena tidak puas dengan sistem kompensasi.
Muncul pertanyaan, bagaimana HR berdampak terhadap pendapatan? “Ada banyak cara untuk itu,’ jawab Greg Lipper., Misalnya merekrut orang yang lebih baik, mengelola keahlian karyawan, memberikan training/e-learning yang tepat, mengukur dan memberi penghargaan kinerja yang efektif, meningkatkan produktivitas, atau optimalisasi proses.
Sebagai contoh, menaikkan produktivitas memiliki dampak lebih besar terhadap perusahaan dibandingkan dengan pemotongan biaya signifikan pada biaya proses HR. Alasannya, biaya proses HR sangat kecil secara relatif terhadap total biaya perusahaan. Biaya terbesar perusahaan, umumnya lebih dari, 50% dari total biaya, adalah biaya terkait sumber daya manusia. Karena porsinya yang besar, maka menaikkan produktivitas akan menghasilkan dampak yang jauh lebih besar.
Tantangan utama eksekutif HR dalam transformasi fungsi HR ini adalah menutupi kelemahan mereka tentang bisnis, “Sebagian besar orang HR tidak menguasai aspek bisnis perusahaan,” ungkap Danny Pradhana, mantan eksekutif HR DHL Worldwide yang kini mendirikan perusahaan konsultan Human Resources Solution. Orang HR sering dianggap oleh koleganya bukan sebagai orang bisnis, sehingga tidak bisa berbicara dalam terminologi bisnis. Persepsi ini seringkali menyulitkan eksekutif HR untuk meyakinkan manajemen tentang strategiknya bagian HR. Lebih lanjut ini berdampak pada pengkerdilan bagian HR dalam arti sebenarnya.
“Di manapun bagian HR akan selalu menjadi cost center,” kata Greg mengingatkan seorang penanya. Transformasi peran HR bukanlah dimaksudkan menjadikan bagian tersebut menjadi profit center, karena hal itu tidak mungkin. Namun, tambahnya, bagian HR bisa menunjukkan kontribusinya terhadap bottom line perusahaan dengan mengkuantifikasikan berbagai hal terkait dengan pengelolaan HR. Meski cost center, bagian HR juga bisa mengukur dan menetapkan ROI (Return on Investment) dari fungsi HR, khususnya program training. Bagian HR mampu pula menjelaskan matriks bagaimana manajemen senior seyogyanya menilai kinerja mereka.
Teknologi, menurut Celina Fung dan Managing Director Oracle Indonesia, Adi J. Rusli, sangat membantu upaya transformasi fungsi bagian HR tersebut. Teknologi, ujar mereka. akan membebaskan bagian HR dari proses pengadministrasian HR yang melelahkan, sehingga bagian HR bisa lebih fokus mengerjakan peran yang lebih strategik. Manfaat ini sangat dirasakan oleh Astra Credit Company (ACC) seperti ditegaskan Direkturnya Najib Hermanto. “Semua aspek terkait dengan karyawan tercatat dengan baik dan akurat. personalisasi layanan kepada karyawan juga bisa dilakukan, misalnya mengucapkan selamat ulang tahun kepada karyawan yang sedang berulang tahun,” tuturnya.
Teknologi Human Capital Business Management juga membantu perusahaan merumuskan strategi manajemen perusahaan berkat tersedianya informasi yang memadai. Misalnya melakukan pembedaan gaji berdasarkan catatan kinerja individu. Juga meramalkan kerugian peran bagan HR perusahaan akibat kelangkaan tenaga berpengalaman, dan atas dasar itu bisa menjalankan program training tertentu.
“Solusi Human Resources Management System dari Oracle menjawab beraneka kebutuhan perusahaan dan karyawan dalam pengelolaan HR," tukas Diski Naim, Senior Sales Consultant Oracle Indonesia. HRMS telah disesuaikan dengan berbagai ketentuan perundang-undangan dan regulasi ketenagakerjaan dan bisnis di Indonesia. Teknologi ini 100% berbasis internet, swalayan, mendukung penyebarluasan pengetahuan dan intelijen tenaga kerja, manajemen tenaga kerja global, dan praktik terbaik bisnis HR. Kecuali fungsi administrasi, karyawan bisa mengakses berbagai training yang diperlukan dan perusahaan bisa pula menyelenggarakan program e-learning dengan mudah. “Karena fasilitasnya sudah tersedia,” ungkapnya.
Meskipun teknologi kini makin banyak dimanfaatkan dalam pengadministrasian HR, ia hanya berperan sebatas business enabler – alat bantu dalam menjalankan pekerjaan. Ia tidak bisa menggantikan peran bagian HR secara menyeluruh. Sebaliknya, orang HR bisa memanfaatkan teknologi untuk membantu mereka dalam menjalankan peran lain yang lebih strategis sifatnya. "Bagian HR harus bangkit dan cepat bertindak bila mereka tidak ingin dilindas perubahan," tambah Greg Lipper. Ia menyebutkan peran eksekutif HR di masa depan haruslah menjadi Chief Performance Officer (CPO), eksekutif yang menyusun indikator kinerja kunci (Key Performance Indicator/KPI), mengukur kinerja organisasi, serta menetapkan sistem reward dan punishment.
Sumber: Majalah Human Capital No. 14 | Mei 2005
portalhr.com
Artikel sebelumnya
